{{ result.type_rendered }}
Viime vuosina työskentelykulttuuri on muuttunut merkittävästi ja esimerkiksi etätyö sekä hybridityöskentely ovat muuttunet pysyväksi osaksi työskentelykulttuuria. Vuonna 2023 Suomi oli kansainvälisen työvoimatutkimuksen mukaan etätyön säännöllisyydessä kärkimaa. (Statistics | Eurostat (europa.eu).
Työskentelykulttuurin muutos on myös muuttanut yritysten hakukriteerejä toimitilan etsinnässä. Yleisenä trendinä on ollut, että haettavat tilakoot ovat pienempiä verrattaessa aikaan ennen etätyöskentelyn yleistymistä. Mitä toimiston valinnassa sitten tulisi nykyään ottaa huomioon? Retta Managementin asiantuntijat avaavat tässä artikkelissa, mitä olisi hyvä muistaa etsiessä yritykselle uutta toimistoa.
Toimiston valinnassa voi olla kyse yleensä paljon muustakin kuin pelkistä neliömetreistä ja vuokrahinnasta. Hyvin valittu toimisto voi olla ratkaisevassa asemassa yrityksen menestykselle, sillä työympäristö vaikuttaa suoraan työntekijöiden viihtyvyyteen, tehokkuuteen ja jopa yrityksen brändimielikuvaan. Oikeanlainen toimisto voi tukea yrityksen kulttuuria, edistää luovuutta ja yhteistyötä sekä auttaa houkuttelemaan sekä sitouttamaan huippuosaajia. Siksi toimiston valintaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä tarkasti yrityksen tarpeet ja visio, sekä huomioida sekä nykyhetken että tulevaisuuden tilatarpeet.
Toimiston sijainnilla, tilaratkaisulla ja teknologisilla ominaisuuksilla on myös merkittävä vaikutus siihen, kuinka hyvin yritys pystyy vastaamaan työelämän muuttuviin tarpeisiin, kuten etätyön lisääntymiseen ja joustaviin työskentelytapoihin.
”Toimistotilojen tulee olla tehokkaat, muuntojoustavat ja käyttäjälähtöisesti suunniteltu. Tilojen tulee olla viihtyisät, terveelliset ja turvalliset, joka korostuu työympäristön ja olosuhteiden huomioimisessa tilaratkaisuissa. Toimistotilat suunnitellaan, rakennetaan ja varustellaan käyttötarkoituksen, työn luonteen ja vaatimusten mukaan, viihtyvyys huomioiden. Tilakokonaisuus halutaan rakentuvan erityyppisistä ja eri tarkoituksiin soveltuvista tiloista, kuten hiljaisen työn tilat, projekti- ja tiimityötilat, avotilat ja neuvottelutilat”, kertoo Retta Managementin vuokrauspäällikkö Teija Langhoff.
”Ottaen huomioon etätyön tuomat muutokset toimistolla paikan päällä olemiseen, voi yrityksillä olla vaikeuksia hahmottaa ja ennustaa tilakokoa ja tilatarpeita pitkällä aikavälillä. Tämä voi aiheuttaa haasteita pitkien tai joustamattomien vuokrasopimuksien tekemiseen”, jatkaa Retta Managementin vuokrauspäällikkö Simo Sipari.
Jos asunnon valinnassa sijainnin on sanottu olevan tärkeä, ellei jopa tärkein elementti, ei tilanne ole yhtään päinvastainen toimiston valinnassa. Toimiston tulisikin olla helposti saavutettavissa julkisilla kulkuneuvoilla tai hyvien liikenneyhteyksien varrella, jotta työntekijöiden on helppo saapua toimistolle. On myös hyvä huomioida parkkipaikat, mikäli esimerkiksi yrityksen työntekijöillä on paljon ”kenttätyötä”, joka vaatii liikkumista omalla autolla.
Yrityksen toimialasta riippuen, voi olla myös tärkeä huomioida mahdolliset asiakastapaamiset. Tällöin hyvä sijainti auttaa myös asiakkaiden tavoittamisessa. Läheinen sijainti palveluihin, kuten ravintoloihin, kahviloihin ja kauppoihin, parantaa myös työntekijöiden viihtyisyyttä ja helpottaa heidän arkeaan.
”Oikealla toimiston sijainnilla on yrityksen toimintaan oleellinen kustannus- ja tehokkuusvaikutus. Oikea sijainti tukee yrityksen toimintaa kokonaisuudessaan, huomioiden esim. toiminnan vaatimukset, henkilökunnan liikkuminen ja asiakkaiden saavutettavuus. Eri toimialoilla on myös vaikutuksensa yritysten sijoittumiseen eli tietyille ns. ”brändätyille” alueille keskittyy usein saman alan toimijoita, josta hyvänä esimerkkinä finanssialan toimijat ja lakitoimistot”, kertoo Langhoff.
Toimiston koon tulee vastata yrityksen omia tarpeita. Riittävät neliöt antavat tilaa työpisteille, kokoustiloille, taukotiloille ja mahdollisille hiljaisille alueille. On selvää, että esimerkiksi 10-henkisen yrityksen tilatarpeet ovat selvästi erilaiset kuin 200-henkisen yrityksen. Tämä ei pelkästään tarkoita sitä, että työpisteitä tulee olla riittävästi vaan henkilömäärä vaikuttaa myös moneen muuhun asiaan. Esimerkiksi mitä enemmän työntekijöitä on, sitä useampia erillisiä kokoustiloja yleensä tarvitaan.
Tilan olisi hyvä olla muokattavissa niin, että se vastaa yrityksen toimintatapoja, kuten avointa tai suljettua työskentelytapaa. Esimerkiksi asiakaspuhelut voivat vaatia täysin eristetyn tilan ja yrityksen tulisi huomioida, kuinka paljon tällaisia tiloja tarvitaan. On myös mahdollista, että yritys löytää itselleen täydellisen toimitilan kooltaan ja sijainniltaan, mutta pohjasuunnitelma tai tekniset ominaisuudet eivät vastaa yrityksen tarpeita. Onkin hyvin yleistä, että tiloja voidaan tarpeen mukaan muokata yritykselle sopivaksi.
”Kiinteistön omistajat ovat yleisesti hyvin valmiita muokkaamaan ja remontoimaan tiloja yrityksen tarpeita sekä toiveita vastaavaksi. Tämä tuo lisäarvoa myös kiinteistön omistajalle arvon nousun kautta, kun tiloja päivitetään, uudistetaan ja jopa peruskorjataan. Tiiviissä yhteistyössä vuokranantajan ja vuokralaisen sekä suunnittelu- ja rakentamispuolen kanssa, syntyvät yrityksen tarpeita parhaiten vastaavat tilaratkaisut,” kertoo Langhoff.
”On tärkeää ottaa huomioon henkilöstön tarpeet ja toiveet miellyttävästä työympäristöstä. Retta Managementin laaja yhteistyöverkosto käsittää myös esimerkiksi työympäristön suunnittelupalvelut,” jatkaa Sipari
Viihtyisä työympäristö parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja voi parhaimmillaan edistää työntekijöiden tuottavuutta. Toimiston tulisi olla valoisa, hyvin ilmastoitu ja melutasoltaan hallittu. Ergonomiset työpisteet ja riittävä luonnonvalon saanti vaikuttavat positiivisesti hyvinvointiin ja jaksamiseen.
Toimiston tulisi olla varusteltu myös riittävillä teknisillä työvälineillä ja esimerkiksi videoneuvottelutiloilla. Teknisen infrastruktuurin tulisi tukea sujuvaa työskentelyä ja mahdollistaa yrityksen kulttuurinmukaisen työskentelyn.
Toimiston valintaan vaikuttaa merkittävästi budjetti. Vuokrakustannusten lisäksi tulee ottaa huomioon muut kiinteät kulut, kuten ylläpitomaksut, sähkö, vesi ja mahdolliset lisäpalvelut. Kustannustehokas ratkaisu voi olla toimistohotelli, jossa vuokra määrittyy yleensä vain käyttämästään tilasta.
Myös kiinteistön vastuullisuustekijöillä voi olla suuri vaikutus. Monille yrityksille ympäristöystävällisyys on tärkeä arvo ja vastuulliset toimistot voivat tarjota kilpailuetua ja myös sitouttaa työntekijöitä. Energiatehokkaat ratkaisut voivat auttaa saavuttamaan yrityksen vastuullisuustavoitteet ja samalla säästämään tilan kustannuksissa.
”Yksityiskohtaisesti ja tarkkaan kartoitetut ja suunnitellut muutostyöt vuokrausprosessin alussa, tuovat säästöjä sekä kiinteistön omistajalle, että vuokralaiselle. Tilatarjouksessa on hyvä pyytää selkeää erittelyä kustannuksista ja huomioida, mitkä kustannukset ja palvelut tulevat vuokralaisen itse hoidettavaksi varsinaisen tilavuokran päälle.” kertovat Sipari ja Langhoff.
”Toimistotilojen ja toiminnan vastuullisuustavoitteet ovat myös korostuneet tilaratkaisuissa. Tekemällä kestäviä ja ympäristöystävällisiä valintoja ja hankintoja saavutetaan myös tuntuvia säästöjä. Toiminnan vastuullisuus ja kestävät valinnat viestivät myös yrityksen arvoista henkilöstölle, asiakkaille ja sidosryhmille,” päättävät Sipari ja Langhoff.
Toimiston valinta onkin strateginen päätös, jossa tulee tasapainottaa käytännöllisyys, viihtyisyys ja kustannustehokkuus. Parhaimmillaan oikeanlaiset toimitilat auttavat luomaan toimivan työympäristön, joka tukee yrityksen tavoitteita ja parantaa työntekijöiden hyvinvointia. Hyvät toimitilat niin sijainniltaan kuin ominaisuuksiltaan houkuttelevat myös työntekijöitä työskentelemään useammin toimistolla etätyön sijaan.
Tutustu toimitilahakuportaalimme kautta vapaisiin toimitiloihin tai ota yhteyttä toimitilavuokraukseemme.
